Contabilidad de Costes

Muchas empresas desconocen el potencial de una buena CONTABILIDAD DE COSTES. De nada te sirve vender mucho si no vendes con rentabilidad.

La rentabilidad está asociada con el retorno de la inversión realizada en la empresa y con su capacidad de generar flujos de caja positivos. Es uno de los principales indicadores de una buena salud financiera de la empresa.

Una empresa que obtiene beneficios genera confianza a la hora de generar mayor rentabilidad futura por tiene mejor acceso a financiación externa en el caso de que la necesite, está en una mejor posición para realizar inversiones y ganar más cuota de mercado, por lo que gestionando adecuadamente los recursos le podrá permitir conseguir mayores beneficios futuros.

Una empresa con pérdidas prolongadas posiblemente requiera una mayor necesidad de financiación propia o externa, el coste de financiación será más alto y puede que llegue un momento en que debido a la falta de confianza de generar beneficios futuros se le “cierre el grifo” a las fuentes de financiación por lo que no dispondrá la liquidez necesaria para afrontar los compromisos de pago presentes. Y cuando una empresa no puede afrontar los pagos a sus acreedores ya sabemos lo que pasa.

 

Lo primero que hay que hacer para vender con rentabilidad es conocer los costes presentes y los costes futuros, a partir de este punto se abre todo un mundo de posibilidades para elaborar estrategias que mejoren los resultados de tu empresa no solo en rentabilidad, también en liquidez, valoración, inversiones, crecimiento…

Hay que conocer la diferencia entre un cálculo de costes presupuestados o previstos respecto al cálculo de costes reales. La diferencia es importante.

Los costes presupuestados o previstos permiten a la empresa anticipar la toma de decisiones y establecer planes de acción para conseguir los resultados objetivo o esperados.

Con los costes reales lo único que se puede hacer es realizar un análisis de la situación actual, para determinar qué ha ido bien o ha ido mal y así proponer acciones que mejoren o reviertan la situación.

 

A diferencia con la contabilidad financiera, la contabilidad de costes es un sistema de información para uso interno por parte de la empresa, no hay una normativa que establezca cómo debes de calcular tus costes, aunque si que hay organismos que ofrecen una serie de pautas y guías de cómo se deben realizar los cálculos.

 

Hay mucha teoría respecto a cómo calcular los costes, seguramente habrás visto profesores hablando sobre cálculo de costes mostrando ejemplo de cálculos en una pizarra, habrás visto largas presentaciones teóricas sobre cómo implementar un sistema de costes en tu empresa, puede que hayas encontrado algunos ejemplos de cálculos básicos, seguramente te habrás encontrado cursos y masters que supuestamente te prepararán para que seas capaz de implantar tu propio sistema de costes. Pero la realidad es que la implantación de un sistema de cálculo de costes es muy complicada si no se tiene la práctica y la experiencia necesaria.

La teoría es relativamente sencilla la implantación de un modelo de Contabilidad de Costes no lo es tanto.

 

Los modelos de cálculo de Costes requieren un trabajo personalizado y artesanal, dependen de la información disponible de la empresa y del uso que se le quiera dar a la información del sistema de Costes..

 

Cada modelo de Costes desarrollado o cada sistema de cálculo es diferente para cada empresa.

 

No es lo mismo un sistema de costes en empresas de fabricación, en empresas de servicios, en empresas de distribución o empresas que trabajan por proyectos. Incluso empresas con una misma actividad dentro del mismo sector pueden tener sistemas de costes diferentes ya que las necesidades de información son distintas, el estilo de dirección no es el mismo, la información disponible en la empresa es diferente.

D.M.C
Nos ha gustado mucho la hoja de calculo que nos has confeccionado, creemos que le podemos sacar mucho jugo a la información que le vamos a suministrar. 

 

Lo más seguro es que no hayas visto sistemas completos que te permitan estudiar las ventajas y beneficios que puede aportar este tipo de información a tu empresa.

Aquí vas a ver modelos desarrollados para empresas y ejemplos que posiblemente no hayas visto nunca y ni siquiera te hubieses imaginado que se podría construir este tipo de sistemas de información.

Tal vez alguno de estos modelos pueda encajar exactamente con lo que tu empresa necesita, pero lo más seguro es que requieras adaptarlo ya que tu empresa trabaja de forma diferente.

 

👍 ¿Cómo funciona el servicio de CONTABILIDAD DE COSTES de CASHTRAINERS?

El servicio más popular y demandado de CASHTRAINERS es la implantación de herramientas de CONTRABILIDAD de COSTES para el Cálculo, Control y Análisis. En muchos casos incluyendo como complemento el Análisis de Márgenes o Rentabilidades por productos, clientes, comerciales, canales venta, zonas geográficas…

Posteriormente y para complementar las herramientas de Costes se suele implantar un sistema de control presupuestario y una herramienta de previsiones de tesorería.

Cuando la empresa contacta conmigo y me cuenta su necesidad, en poco tiempo le preparo un diseño orientativo sobre cómo podría funcionar su modelo de Cálculo, Control y Análisis de Costes. El diseño se realiza sin ningún tipo de coste para la empresa.

El diseño lo ajusto con la empresa y una vez realizado si la empresa está conforme desarrollo la herramienta de Costes. La puesta en marcha de la herramienta incluye la formación.

Adicionalmente se ofrece un servicio de mantenimiento del sistema para que la empresa tan solo tenga que preocuparse de controlar y analizar la información, dejando de esta forma en manos expertas el mantenimiento por lo que se garantiza la fiabilidad de la información y la reducción del trabajo administrativo por parte de la empresa, lo cual reduce los costes incrementando el retorno de la inversión en un plazo muy corto de tiempo.

 

Si buscas en Google “software cálculo de costes” no encontrarás ningún software que realice esta función, y es normal, el apartado de costes en las empresas es posiblemente el menos estandarizado y el que más personalización o adaptación a las necesidades requiere. Además de la flexibilidad que necesita ante posibles cambios en el modelo.

Por esta razón lo habitual es que el Director Financiero, el Controller, el Responsable de Administración, el Contable, el Gerente o incluso el Responsable de Producción sean los que se confeccionen sus propios sistemas de costes. En muchos casos estos sistemas más que beneficiar a la empresa la pueden perjudicar debido a errores de diseño del sistema, errores de cálculo, costes no contemplados, modelos demasiados complejos y mantenimientos del sistema costosos en tiempo y dinero.

Ahora tienes la oportunidad de disponer modelos personalizados, totalmente automatizados, fáciles de utilizar y fiables respecto a la información que aportan. Si necesitas un “software de cálculo de costes” para tu empresa ponte en contacto conmigo para encontrar el modelo que mejor se adecue a tus actividad.

 

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👍 Modelos de Costes. Cálculo, Control y Análisis

Una de las funciones clave del Controller es el manejo y comprensión de los costes de la empresa.

Es el encargado de elaborar un sistema que puede incluir presupuesto costes, costes previstos y/o costes históricos o reales. Además de clasificar y estructurar los costes según su comportamiento en la actividad de la empresa, como son los costes directos, costes indirectos, costes variables y costes fijos.

En los sistemas de cálculo de costes se tienen que definir claramente los objetos de costes, pudiendo ser costes de productos, centros de costes, centros de responsabilidad, máquinas, pedidos de venta…

 

La información de costes es una rama de la contabilidad de costes o contabilidad analítica y puede tener distintos objetivos como, por ejemplo:

  • Cálculo precios de venta basado en costes
  • Cálculo y control costes productos, servicios o proyectos
  • Cálculo costes producción (Costes directos + costes indirectos fabricación)
  • Cálculo costes Horas – Máquina
  • Análisis Centros Costes
  • Cuenta Resultados presupuestada o prevista Vs real basada en el cálculo de costes
  • Simulación de costes para la toma de decisiones
  • Control de Costes de Estructura (Administración, comerciales, financieros…)
  • Informes márgenes y rentabilidad (Productos, Clientes, comerciales, zonas geográficas, canales de venta…)

 

👍 ¿Por qué utilizar Excel para la creación de modelos de Costes?

Porque es rápido, flexible, dinámico y barato.

Los modelos de coste son artesanales, hechos a medida para cada empresa, por lo que desarrollarlos en el propio programa de gestión puede ser muy costoso en tiempo y en dinero.

Sí que se pueden aprovechar los programas de gestión o ERPs para valorar el inventario y calcular los costes de ventas de las líneas de pedidos o facturas, información que podemos posteriormente utilizar para generar informes de márgenes o rentabilidad de clientes, productos, comerciales, zonas geográficas…

 

👍 ¿Por qué es necesario gestionar los costes en una empresa?

Análisis de la situación actual de la empresa
– Análisis de la rentabilidad de los productos, clientes o mercados.

¿Estoy ganando o perdiendo dinero en cada uno de ellos?
– Análisis del consumo de recursos económicos en cada uno de los procesos de fabricación y su efecto en la rentabilidad de productos y clientes.

¿Estoy destinando más recursos de los necesarios a los procesos?
– Identificación de procesos no generan valor añadido al producto.
– Análisis del margen de fabricación.

¿Tengo margen positivo para poder aumentar el volumen de ventas?
– Análisis del peso de los costes fijos sobre el total de ingresos.

¿Tengo que adelgazar la estructura de la empresa?
Creación de escenarios futuros de la empresa

Simulación de toma de decisiones sobre variables estratégicas ¿Cuál será la rentabilidad futura?
¿Cómo afectan a nivel total los cambios en las diferentes variables? Precios, volúmenes de venta, costes de compras, reducción de costes de procesos, reducción de gastos fijos, rendimientos de fabricación….

Fases del diseño e implantación de un sistema de gestión de costes

– Definición de procesos, identificación de Centros de Costes y Familias de productos agrupadas por procesos.
– Diseño de la arquitectura del Sistema de Costes, identificación de Centros de Costes Principales y Centros de Costes Auxiliares.
– Reparto de costes, asignación directa al producto, asignación directa a los Centros de Costes y reparto de costes de Centros Auxiliares a Principales.
– Reparto secundario de Centros de Costes principales al producto.
– Creación de una Estructura de Costes Proyectados.
– Comparación de Costes Reales sobre Proyectados. Análisis de escenarios futuros.

¿Por qué es necesario crear escenarios de rentabilidad?
– Determinar el volumen de ventas objetivo
– Evaluar variaciones en los precios de venta
– Establecer precios de venta objetivo
– Establecer estrategias de reducción de de precios de compra
– Detectar causas de rendimientos de fabricación por debajo del óptimo
– Determinar necesidades de reducción de recursos en centros de costes
– Detectar necesidades de inversión para incrementar productividades
– Fijar presupuestos por centros de costes y departamentos
– Fijar costes objetivo por producto y por cliente

 

👍 ¿Confías en el cálculo de costes que realizas en tu empresa?

A lo largo de más de 20 años trabajando como controller y consultor he visto todo tipo de cálculos de costes en las empresas, y os puedo asegurar que muy pocas tienen unos cálculos fiables y que den confianza.

Unos costes de productos o servicios mal calculados pueden generar un margen bruto distorsionado o que dista mucho de la realidad y esto es lo más peligroso ya que el margen bruto es el que va a determinar realmente la rentabilidad de la empresa.

Imagina un margen bruto negativo en ciertos productos, aunque parezca mentira ocurre con bastante frecuencia, cuantas más ventas tengan estos productos menor será el margen bruto total.

 

Gráfico punto equilibrio Excel

 

Los costes de estructura suelen tener un comportamiento fijo y son más fáciles de controlar, por lo que para tener beneficios el margen bruto debe superar a los costes de estructura. Todo esto parece obvio pero ojo a la hora de calcular los costes de fabricación o los costes de proyectos.

En empresas de distribución el cálculo de costes de los productos puede ser a priori más sencillo y controlable, pero cuidado con las variaciones en los costes de compra en el caso de trabajar con costes fijos o costes medios.

Hacer bien los números es clave en cualquier empresa.

Si necesitas ayuda con el cálculo de costes de tu empresa puedes contactar conmigo.

 

 

👍 ¿Necesitas ayuda a la hora de calcular los costes en tu empresa?

El cálculo de costes es una receta que requiere combinar los ingredientes de tal forma que satisfaga a los comensales.

Para poder satisfacer a los comensales necesitamos conocer sus gustos, sus paladares y sus expectativas.

Para cocinar un sistema o cálculo de costes necesitaremos comprobar los ingredientes que dispone la empresa (sistemas información de todas las áreas de la empresa) En caso de tener que crear un nuevo ingrediente tendremos que evaluar si el beneficio que puede dar es superior al coste de obtenerlo.

Para cocinar todos los ingredientes lo recomendable es realizarlo con una herramienta que sea dinámica y permita cambios rápidamente para adaptarse a nuevas necesidades o modificaciones en los ingredientes. Los sistemas de costes se alimentan de información financiera e información de gestión por lo que se necesita de una herramienta que pueda procesar y combinar todo tipo de datos.

El cálculo de costes en la empresa es un sistema artesanal diseñado por el Controller o Director Financiero para proporcionar información a los decisores de la empresa con diferentes objetivos.

El cálculo de costes tiene muchas más finalidades de las que podemos pensar a priori.

Algunas empresas utilizan el cálculo de costes de los productos para establecer tarifas de ventas. A otras empresas les interesa prever la rentabilidad de sus ventas y a otras analizar y controlar la rentabilidad de las ventas que ya han ocurrido.

Otras empresas los utilizan para mejorar sus procesos internos, eliminando o minimizando aquellas actividades que no aportan valor a la empresa.

En todos los casos lo que se pretende realizar con el cálculo de costes en la empresa es analizar, controlar, predecir y tomar decisiones.  Por eso el Controller o el Director Financiero tienen como misión analizar el pasado, controlar el presente y predecir el futuro, de esta forma proporcionan un valioso servicio a la empresa.

 

Esquema sistema costes fabricacion

 

Montar un sistema de cálculo de costes en la empresa no es una misión sencilla si no se dispone de la experiencia o el tiempo de dedicación necesario.

Por esta razón en muchas ocasiones vale la pena la subcontratación del servicio a profesionales especializados, lo que permite a la empresa ahorrar tiempo y dinero y libera al Controller o Director Financiero del arduo trabajo de crear un sistema muy técnico que puede consumir muchos recursos en términos de tiempo y energía.

Si necesitas ayuda para analizar tus costes, controlarlos o predecirlos, si necesitas ayuda para elaborar un sistema de costes para proporcionar información fiable y de calidad a los que toman las decisiones importantes en la empresa puedes contactar conmigo

 

Más ejemplos de Cálculo de Costes

 

Si necesitas más información para implantar herramientas de Costes es tan fácil como enviarme un correo electrónico o llamarme por teléfono. Mejor si me llamas así podemos conocernos y tratar más detenidamente tus necesidades.

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Dani Granero

 

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