Contabilidad de Costes

Muchas empresas desconocen el potencial de una buena CONTABILIDAD DE COSTES. De nada te sirve vender mucho si no vendes con rentabilidad. Lo primero que hay que hacer para vender con rentabilidad es conocer tus costes presentes y tus costes futuros, a partir de este punto se abre todo un mundo de posibilidades para elaborar estrategias que mejoren los resultados de tu  empresa no solo en rentabilidad, también en liquidez, valoración, inversiones, crecimiento…

Todo empieza con un modelo de cálculo adaptado a tu empresa como en el caso del proyecto realizado a una empresa que te muestro en el siguiente vídeo

 

 

Si buscas en Google “software cálculo de costes” no encontrarás ningún software que realice esta función, y es normal, el apartado de costes en las empresas es posiblemente el menos estandarizado y el que más personalización o adaptación a las necesidades requiere. Además de la flexibilidad que necesita ante posibles cambios en el modelo. Por esta razón lo habitual es que el Director Financiero, el Controller, el Responsable de Administración, el Contable, el Gerente o incluso el Responsable de Producción sean los que se confeccionen sus propios sistemas de costes. En muchos casos estos sistemas más que beneficiar a la empresa la pueden perjudicar debido a errores de diseño del sistema, errores de cálculo, costes no contemplados, modelos demasiados complejos y mantenimientos del sistema costosos en tiempo y dinero. 

Ahora tienes la oportunidad de disponer modelos personalizados, totalmente automatizados, fáciles de utilizar y fiables respecto a la información que aportan. Si necesitas un “software de cálculo de costes” para tu empresa ponte en contacto conmigo para encontrar el modelo que mejor se adecue a tus actividad.

¿Cómo funciona el servicio de CONTABILIDAD DE COSTES de CASHTRAINERS?

El servicio más popular y demandado de CASHTRAINERS es la implantación de herramientas de CONTRABILIDAD de COSTES para el Cálculo, Control y Análisis. En muchos casos incluyendo como complemento el Análisis de Márgenes o Rentabilidades por productos, clientes, comerciales, canales venta, zonas geográficas…

Posteriormente y para complementar las herramientas de Costes se suele implantar un sistema de control presupuestario y una herramienta de previsiones de tesorería.

Cuando la empresa contacta conmigo y me cuenta su necesidad, en poco tiempo le preparo un diseño orientativo sobre cómo podría funcionar su modelo de Cálculo, Control y Análisis de Costes. El diseño se realiza sin ningún tipo de coste para la empresa.

El diseño lo ajusto con la empresa y una vez realizado si la empresa está conforme desarrollo la herramienta de Costes. La puesta en marcha de la herramienta incluye la formación. Adicionalmente se ofrece un servicio de mantenimiento del sistema para que la empresa tan solo tenga que preocuparse de controlar y analizar la información, dejando de esta forma en manos expertas el mantenimiento por lo que se garantiza la fiabilidad de la información y la reducción del trabajo administrativo por parte de la empresa, lo cual reduce los costes incrementando el retorno de la inversión en un plazo muy corto de tiempo.

 

Modelos de Costes. Cálculo, Control y Análisis

Una de las funciones clave del Controller es el manejo y comprensión de los costes de la empresa. Es el encargado de elaborar un sistema que puede incluir presupuesto costes, costes previstos y/o costes históricos o reales. Además de clasificar y estructurar los costes según su comportamiento en la actividad de la empresa, como son los costes directos, costes indirectos, costes variables y costes fijos. En los sistemas de cálculo de costes se tienen que definir claramente los objetos de costes, pudiendo ser costes de productos, centros de costes, centros de responsabilidad, máquinas, pedidos de venta…

 

arquitectura cálculo y control costes

 

La información de costes es una rama de la contabilidad de costes o contabilidad analítica y puede tener distintos objetivos como, por ejemplo:

  • Cálculo precios de venta basado en costes
  • Cálculo y control costes productos, servicios o proyectos
  • Cálculo costes producción (Costes directos + costes indirectos fabricación)
  • Cálculo costes Horas – Máquina
  • Análisis Centros Costes
  • Cuenta Resultados presupuestada o prevista Vs real basada en el cálculo de costes
  • Simulación de costes para la toma de decisiones
  • Control de Costes de Estructura (Administración, comerciales, financieros…)
  • Informes márgenes y rentabilidad (Productos, Clientes, comerciales, zonas geográficas, canales de venta…)

Los modelos de cálculo de Costes requieren un trabajo personalizado y artesanal, dependen de la información disponible de la empresa y del uso que se le quiera dar a la información del sistema de Costes..

 

Cada modelo de Costes desarrollado o cada sistema de cálculo es diferente para cada empresa.

⛔ ¿Todavía no tiene tu empresa un modelo de Cálculo y Control de Costes?

Si tu empresa no tiene un modelo de Cálculo y Control de Costes, cómo sabe el dinero que quiere ganar, el dinero que prevé ganar y el dinero que realmente está ganando.

En los modelos de Control y Cálculo de Costes se pueden utilizar por separado, combinándolos o comparándolos 3 tipos de costes según su finalidad:

Costes presupuestados.

Son los costes deseados por la empresa, son los costes objetivo que se marca la empresa. Parte de la estrategia de la empresa está condicionada por el presupuesto de costes.

Costes previstos.

Son los costes que se esperan conseguir, esto significa que todavía no han ocurrido, la ventaja es que como no han ocurrido podemos actuar sobre ellos para intentar conseguir el coste presupuestado. Teniendo una visión global de la empresa de costes previstos podemos tomar medidas sobre algunos de ellos para mejorar los resultados de la empresa.

Costes históricos o reales.

Son los costes que ya han ocurrido, por lo que no podemos actuar sobre ellos. Lo único que podemos hacer es analizarlos y cruzar los dedos para que los resultados sean positivos y los esperados. Si previamente hemos hecho un buen trabajo con los costes previstos, no hay necesidad de cruzar los dedos para esperar un resultado positivo, ya que tendremos el control de la situación y del resultado que se va a conseguir. Podemos aprender de los costes históricos o reales para ajustar costes presupuestados y estudiar el comportamiento de los previstos para el siguiente periodo de análisis.

 

arquitectura sistema costes

 

 

arquitectura cálculo costes

 

Una vez tenemos claro la finalidad del Cálculo de Costes hay que elaborar el modelo. Aquí ya empezamos a utilizar la clasificación clásica de costes: Directos, indirectos, variables, fijos…

El modelo de Costes a utilizar dependerá de su finalidad, de la información disponible en la empresa y de los sistemas de información que utilice la empresa.


 

Normalmente se utiliza una combinación de información del programa de gestión de la empresa y herramientas específicas creadas en Excel.

👍 ¿Por qué utilizar Excel para la creación de modelos de Costes?

Porque es rápido, flexible, dinámico y barato.

Los modelos de coste son artesanales, hechos a medida para cada empresa, por lo que desarrollarlos en el propio programa de gestión puede ser muy costoso en tiempo y en dinero.

Sí que se pueden aprovechar los programas de gestión o ERPs para valorar el inventario y calcular los costes de ventas de las líneas de pedidos o facturas, información que podemos posteriormente utilizar para generar informes de márgenes o rentabilidad de clientes, productos, comerciales, zonas geográficas…

 

🏆 Aquí te dejo información muy útil sobre conceptos, ejemplos y modelos de Cálculo y Control de Costes.

Modelo estándar Gestión de Costes para empresas fabricación con Excel

Otro Modelo Excel CÁLCULO Control y Análisis COSTES

Previsión y Control Costes y Márgenes Proyectos

Modelo cálculo costes y márgenes para Explotaciones Agrarias

Ejemplo cálculo costes y márgenes empresa fabricación cristal

Escandallos costes empresa fabricación alimentación

Gestión de rentabilidad servicios para Empresas de Seguridad

Modelo Cálculo, Control y Análisis Costes BATEAS MEJILLONES

COSTES de VENTAS Método Valoración FIFO con Excel

Costes Indirectos de Fabricación. El gran reto de cálculo

Cuadros Mando o Dashboards en tiempo real e interactivos para informes rentabilidad con Power BI

Costes de Ventas ¿Qué es? ¿Cómo se calcula?

Costes o Costos Directos o Indirectos. Controversias y sentido común

Cálculo COSTES INDIRECTOS FABRICACIÓN Unitarios

Calculando precios de venta basados en costes dependiendo cómo trabaje la empresa

Hay clientes con los que ganas dinero y clientes con los que pierdes dinero ¿Cómo identificarlos?

COSTES FIJOS. Cómo afectan al COSTE TOTAL del producto

ESCANDALLOS de COSTES y Simulación de Rentabilidades de Fabricación

Ejemplo PRESUPUESTO COSTES Fija el OBJETIVO que quieres conseguir

Diferencias entre GASTOS, COSTES y COSTES VENTAS

Si necesitas más información para implantar herramientas de Costes es tan fácil como enviarme un correo electrónico o llamarme por teléfono. Mejor si me llamas así podemos conocernos y tratar más detenidamente tus necesidades.

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5 razones para calcular y controlar los costes o costos en tu empresa

Las empresas suelen dedicar mucho tiempo y energía a los problemas y decisiones del día a día, tienen poco tiempo para mirar al futuro y menos tiempo aun para diseñar una herramienta que facilite una visión de futuro..
Lo que muchas empresas desconocen es que los modelos de cálculo y control de costes o costos tienen la capacidad de predecir el futuro con gran acierto, son la bola de cristal mágica con la que todos sueñan..

Las herramientas de cálculo, control y análisis de Costes tienen una elaboración artesanal, que se adaptan no solo a la actividad de la empresa sino a los estilos de dirección, la cultura empresarial y la estructura de la organización, ninguna tiene un sistema de costes igual. Para su creación y funcionamiento se apoyan en ERP’s, bases de datos, formularios, hojas de cálculo…

El diseño básico consiste en trasladar la contabilidad de la empresa a sus actividades, productos, servicios, clientes y mercados, es lo que se denomina “contabilidad analítica” o “control de gestión”, con la finalidad de analizar la situación actual de rentabilidad y crear escenarios futuros, para llegar a convertirse en “presupuestos” u “objetivos de costes”.

El concepto es simple, pero la experiencia nos demuestra que son sistemas complejos, que requieren de profesionales con una alta experiencia y especialización para conseguir un elevado nivel de éxito en el diseño y la puesta en marcha.

Razones por lo que es necesario analizar la situación actual de rentabilidad de la empresa con un modelo de cálculo y control de costes:

1) Averiguar si realmente se está ganando o perdiendo dinero en cada uno de los productos (o líneas de productos) y clientes

Supuestamente todas las empresas tienen constancia de esta información, pero la realidad es muy distinta, muchas empresas intuyen qué productos o clientes son más rentables a pesar de que no lo puedan justificar, cuando se implanta el sistema de costes aparecen las sorpresas, la mayoría de ellas desagradables e inesperadas.

2) Descubrir si el precio de venta está cubriendo los costes variables y la parte que le corresponde de costes fijos

Cuando se analiza esta situación en muchos casos se descubre que el precio de venta de un producto se encuentra por debajo del coste variable, esta es la peor situación que se puede dar, ya que independientemente se incremente o se reduzca el volumen de ventas de ese producto en todos los casos se va a perder dinero. O lo que es lo mismo, se están dedicando muchos esfuerzos a fabricar productos o realizar servicios que no son rentables en vez de dedicarlo a otros productos o servicios que si lo son.

3) Analizar económicamente los recursos destinados a los procesos para la obtención de productos o servicios

Con la finalidad de aplicar mejoras y reducir el coste en las actividades que no aporten valor. Muchas veces la empresa se lleva grandes sorpresas al averiguar la cantidad de dinero que destina a procesos que se creía que eran más eficientes. La logística interna, los cambios en preparaciones de fabricación, los fallos de máquinas, el tiempo de limpieza, son algunos ejemplos de actividades que no generan valor al producto y que derivan en costes elevados.

4) Analizar los costes de no calidad (Defectos, fallos, retrabajos…) y los desperdicios (Mermas)

Generalmente vinculados a ineficiencias en los procesos, obsolescencia de equipos de inversión, o resultado de fallos humanos. Todo lo que suene a “mal” o “error” genera elevados costes en la empresa.

5) Predecir el futuro de los resultados de la empresa

Una vez se sabe cuál es la situación de rentabilidad en que se encuentran los procesos, los productos o servicios y los clientes y/o mercados, es el momento de aprovechar la gran oportunidad que proporcionan las herramientas de cálculo, control y análisis de costes para crear el futuro que se desea. Un gran poder para adelantarse a movimientos de la competencia, ser más competitivos, ser más eficientes y en definitiva ganar más dinero.

Puedes predecir el futuro creando escenarios sobre precios de venta, acciones comerciales para incrementar volúmenes de venta, mejoras de la eficiencia de los procesos de fabricación, optimización de costes fijos, reducción de precios de compra, reducción de fallos, eliminación de desperdicios….

¿Por qué es necesario gestionar los costes en una empresa?

Análisis de la situación actual de la empresa
– Análisis de la rentabilidad de los productos, clientes o mercados.

¿Estoy ganando o perdiendo dinero en cada uno de ellos?
– Análisis del consumo de recursos económicos en cada uno de los procesos de fabricación y su efecto en la rentabilidad de productos y clientes.

¿Estoy destinando más recursos de los necesarios a los procesos?
– Identificación de procesos no generan valor añadido al producto.
– Análisis del margen de fabricación.

¿Tengo margen positivo para poder aumentar el volumen de ventas?
– Análisis del peso de los costes fijos sobre el total de ingresos.

¿Tengo que adelgazar la estructura de la empresa?
Creación de escenarios futuros de la empresa

Simulación de toma de decisiones sobre variables estratégicas ¿Cuál será la rentabilidad futura?
¿Cómo afectan a nivel total los cambios en las diferentes variables? Precios, volúmenes de venta, costes de compras, reducción de costes de procesos, reducción de gastos fijos, rendimientos de fabricación….

Fases del diseño e implantación de un sistema de gestión de costes

– Definición de procesos, identificación de Centros de Costes y Familias de productos agrupadas por procesos.
– Diseño de la arquitectura del Sistema de Costes, identificación de Centros de Costes Principales y Centros de Costes Auxiliares.
– Reparto de costes, asignación directa al producto, asignación directa a los Centros de Costes y reparto de costes de Centros Auxiliares a Principales.
– Reparto secundario de Centros de Costes principales al producto.
– Creación de una Estructura de Costes Proyectados.
– Comparación de Costes Reales sobre Proyectados. Análisis de escenarios futuros.

¿Por qué es necesario crear escenarios de rentabilidad?
– Determinar el volumen de ventas objetivo
– Evaluar variaciones en los precios de venta
– Establecer precios de venta objetivo
– Establecer estrategias de reducción de de precios de compra
– Detectar causas de rendimientos de fabricación por debajo del óptimo
– Determinar necesidades de reducción de recursos en centros de costes
– Detectar necesidades de inversión para incrementar productividades
– Fijar presupuestos por centros de costes y departamentos
– Fijar costes objetivo por producto y por cliente


Cómo realizar un estudio de costes en tu empresa

A la hora de realizar un estudio de costes en tu empresa vas a tener que tomar decisiones sobre el diseño o modelo a aplicar.

Desafortunadamente en contabilidad de costes no hay una única forma o criterio para realizar los cálculos. El sistema a elegir dependerá de tus necesidades, ¿para qué vas a utilizar el estudio de costes? ¿qué esperas conseguir del estudio de costes?

También dependerá del comportamiento de los costes en tu empresa, de la información disponible y de tu modelo de gestión.

Dependerá de la actividad de la empresa, es decir si es una empresa de distribución, de fabricación, si trabaja por proyectos o es de servicios.

Los estudios de costes se pueden intentar estandarizar, pero en la mayoría de los casos requieren algún tipo de adaptación o personalización.

Los costes en la empresa pueden ser estándar (previstos) o reales, en el caso de materias primas o mercancías hay distintos métodos de valoración como precio medio ponderado, fifo, lifo… hay costes directos e indirectos, hay costes variables y fijos. Hay distintos sistemas de costes como dirct costing, full costing, abc costing….

Los costes se utilizan para políticas de precios de venta, cálculo de márgenes, análisis de rentabilidades, simulaciones, toma de decisiones, control presupuestario…

Muchas empresas se centran únicamente en las ventas, pero no tienen en cuenta la rentabilidad de las mismas, tal vez estén vendiendo productos que no son rentables o a clientes que no lo son.

Fases Implementación de un Sistema de Costes

1) Análisis de la situación (Obtención de información de base)

  • Definir familias de productos con procesos homogéneos, agrupar productos por familias
  • Definir centros de costes por procesos o centros de trabajo
  • Mapa y descripción del flujo de fabricación de productos por procesos o centros de costes
  • Output de fabricación por procesos, máquinas o centros de costes (Kgs, Uds, M2, Ltrs…)
  • Tiempos de fabricación por procesos, máquinas, empleados…
  • Detalle cuentas grupo 6.. Fecha, Subcuenta, Debe y Haber o Saldo
  • Detalle costes por empleado (Sueldo bruto, seg social, horas extra, complementos…)
  • Tiempo o % tiempo por empleado dedicado a cada proceso o a cada centro de costes
  • Importes amortización de máquinas
  • Estimación Consumo energía por máquina (Electricidad, gas…)
  • Detalle facturación por producto, cliente, mercado, comercial…
  • Escandallos de fabricación (Costes materias primas o materiales de los productos)
  • Cantidades de desperdicio o merma por proceso, por máquina o por centro de costes
  • Organigrama de la empresa y asignación de personal
  • Varios (propios y particulares de cada empresa)

2) Diseño y desarrollo de la herramienta de análisis

  • Construcción de la estructura costes cuenta Grupo 6
  • Clasificación de los costes en Variables/Fijos + Directos/Indirectos + Reales/ Estándares
  • Definición de los criterios de reparto de los costes
  • Primer reparto (reparto de costes en Centros Principales y Auxiliares)
  • Segundo reparto (reparto de Centros auxiliares a Principales)
  • Tercer reparto (reparto a unidades desde los centros Principales a producto/cliente/mercado)
  • Desarrollo de la Plantilla de Análisis de escenarios
  • Testeo y cambios en el sistema
  • Detección de Puntos críticos de la empresa (producto/cliente/procesos/estructuras)
  • Aprobación de que la herramienta refleja la realidad actual de la empresa

3) Análisis de los resultados en diferentes escenarios (What if?)

  • Definición y creación de escenarios
  • Análisis y valoración de los resultados obtenidos en los diferentes escenarios

4) Propuestas de Mejora

  • Documentación y justificación de los objetivos a mejorar en la empresa

5) Elaboración del Plan de Acción para implantación de las propuestas de mejora

 

mapa procesos cálculo costes

 


¿Confías en el cálculo de costes que realizas en tu empresa?

A lo largo de más de 20 años trabajando como controller y consultor he visto todo tipo de cálculos de costes en las empresas, y os puedo asegurar que muy pocas tienen unos cálculos fiables y que den confianza.

Unos costes de productos o servicios mal calculados pueden generar un margen bruto distorsionado o que dista mucho de la realidad y esto es lo más peligroso ya que el margen bruto es el que va a determinar realmente la rentabilidad de la empresa.

Imagina un margen bruto negativo en ciertos productos, aunque parezca mentira ocurre con bastante frecuencia, cuantas más ventas tengan estos productos menor será el margen bruto total.

 

Gráfico punto equilibrio Excel

 

Los costes de estructura suelen tener un comportamiento fijo y son más fáciles de controlar, por lo que para tener beneficios el margen bruto debe superar a los costes de estructura. Todo esto parece obvio pero ojo a la hora de calcular los costes de fabricación o los costes de proyectos.

En empresas de distribución el cálculo de costes de los productos puede ser a priori más sencillo y controlable, pero cuidado con las variaciones en los costes de compra en el caso de trabajar con costes fijos o costes medios.

Hacer bien los números es clave en cualquier empresa.

Si necesitas ayuda con el cálculo de costes de tu empresa puedes contactar conmigo.

 

 

¿Necesitas ayuda a la hora de calcular los costes en tu empresa?

El cálculo de costes es una receta que requiere combinar los ingredientes de tal forma que satisfaga a los comensales.

Para poder satisfacer a los comensales necesitamos conocer sus gustos, sus paladares y sus expectativas.

Para cocinar un sistema o cálculo de costes necesitaremos comprobar los ingredientes que dispone la empresa (sistemas información de todas las áreas de la empresa) En caso de tener que crear un nuevo ingrediente tendremos que evaluar si el beneficio que puede dar es superior al coste de obtenerlo.

Para cocinar todos los ingredientes lo recomendable es realizarlo con una herramienta que sea dinámica y permita cambios rápidamente para adaptarse a nuevas necesidades o modificaciones en los ingredientes. Los sistemas de costes se alimentan de información financiera e información de gestión por lo que se necesita de una herramienta que pueda procesar y combinar todo tipo de datos.

El cálculo de costes en la empresa es un sistema artesanal diseñado por el Controller o Director Financiero para proporcionar información a los decisores de la empresa con diferentes objetivos.

El cálculo de costes tiene muchas más finalidades de las que podemos pensar a priori.

Algunas empresas utilizan el cálculo de costes de los productos para establecer tarifas de ventas. A otras empresas les interesa prever la rentabilidad de sus ventas y a otras analizar y controlar la rentabilidad de las ventas que ya han ocurrido.

Otras empresas los utilizan para mejorar sus procesos internos, eliminando o minimizando aquellas actividades que no aportan valor a la empresa.

En todos los casos lo que se pretende realizar con el cálculo de costes en la empresa es analizar, controlar, predecir y tomar decisiones.  Por eso el Controller o el Director Financiero tienen como misión analizar el pasado, controlar el presente y predecir el futuro, de esta forma proporcionan un valioso servicio a la empresa.

 

Esquema sistema costes fabricacion

 

Montar un sistema de cálculo de costes en la empresa no es una misión sencilla si no se dispone de la experiencia o el tiempo de dedicación necesario.

Por esta razón en muchas ocasiones vale la pena la subcontratación del servicio a profesionales especializados, lo que permite a la empresa ahorrar tiempo y dinero y libera al Controller o Director Financiero del arduo trabajo de crear un sistema muy técnico que puede consumir muchos recursos en términos de tiempo y energía.

Si necesitas ayuda para analizar tus costes, controlarlos o predecirlos, si necesitas ayuda para elaborar un sistema de costes para proporcionar información fiable y de calidad a los que toman las decisiones importantes en la empresa puedes contactar conmigo

 

Más ejemplos de Cálculo de Costes

 

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